Koszty związane z rekrutacją personelu stanowią koszty związane z obsługą pośrednią projektu i jako takie powinny zostać ujęte w kosztach ryczałtu 25%. Niemniej w przypadku pobytu w związku rekrutacją lub posiedzeniami w Polsce członków MKN lub ekspertów – tj. osób wpisujących się w ppkt. 4.4.2 j) Przewodnika – koszty związane z pobytami i przyjazdami członków MKN lub ekspertów mogą zostać ujęte w kosztach bezpośrednich.

Koszty związane z posiedzeniami MKN lub RN, innych ciał eksperckich/nadzorczych mogą obejmować usługi cateringowe, koszty przyjazdu członków MKN/RN/ekspertów/ innych osób bezpośrednio zaangażowanych w projekt nie będących jednocześnie pracownikami– np. koszty biletów lotniczych, biletów PKP, taxi itp. oraz koszty pobytu tych osób przez które rozumiemy – koszty noclegów czy też koszty wyżywienia. Jeżeli usługi te będą kupowane na rynku i będą stanowić zamówienie, niezbędne jest również zachowanie odpowiednich procedur zwianych z wyborem wykonawcy – niezbędne jest przeprowadzenie szacowania zamówienia np. na usługi cateringowe, hotelowe, transportowe, zakupu biletów w odniesieniu do projektu i wybór prawidłowego trybu wyboru wykonawcy oraz przeprowadzenie postępowania. Koszty związane z funkcjonowaniem MAB zostają przypisane do kategorii 4.4 w budżecie ogólnym Jednostki.

Zgodnie z Przewodnikiem kwalifikowalności kosztów w Programie MAB nie ma możliwości zakwalifikowania w ramach kosztów bezpośrednich wydatków związanych z naprawami aparatury, natomiast w ramach kategorii wydatków 4.4 Inne pozostałe koszty bezpośrednie punkt 4.4.2 h) istnieje możliwość zakwalifikowania kosztów związanych z eksploatacją aparatury naukowo-badawczej będącej własnością jednostki realizującej MAB bądź użyczonej nieodpłatnie na rzecz jednostki. Przez takie koszty rozumiemy wydatki związane z zapewnieniem prawidłowego funkcjonowania aparatury naukowo-badawczej w celu wykonywania prac badawczych projektu. Mogą zaliczać się do tej grupy koszty związane z zapewnieniem niezbędnego przeglądu aparatury, zmiany ustawień jak również wymiany elementów zużywalnych niezbędnych do prawidłowego działania aparatury. Wymiana elementów nie może służyć modernizacji aparatury – w takim przypadku niezbędne jest bowiem uzyskanie pisemnej zgody Fundacji.. Koszty eksploatacyjne powinny zostać rozliczone proporcjonalnie do wymiaru oraz okresu użytkowania w jakim są one wykorzystywane na potrzeby projektu MAB. Oznacza to, że w przypadku kiedy aparatura nie będzie wykorzystywana w 100% na potrzeby projektu MAB koszty związane z eksploatacją aparatury nie mogą być rozliczone w projekcie w 100%. Ponadto proszę pamiętać, że jeżeli dostawa niezbędnych części lub usługa serwisowa będą stanowić zamówienie niezbędne jest również zachowanie odpowiednich procedur związanych z wyborem wykonawcy.

W kategorii 4.4 budżetu projektu MAB można ponosić wydatki związane z udziałem pracowników/stypendystów w konferencjach naukowych tylko w przypadku, kiedy udział w konferencji pracownika/stypendysty wiąże się z publikacją wyników projektu, np. w formie prelekcji lub prezentacji posterowej. Opłaty konferencyjne nie wymagają zgody FNP, taka zgoda będzie niezbędna w przypadku kiedy jednostka MAB będzie chciała ponieść koszty opracowania prezentacji wyników projektu.